La ley general de sociedades mercantiles en su artículo 181 establece que las sociedades mercantiles previstas en el ordenamiento legal antes citado deberán de reunirse por lo menos una vez al año dentro de los cuatro primeros meses que sigan a la clausura del ejercicio social, para la celebración de una Asamblea Ordinaria de Accionistas la cual se ocupará de discutir, aprobar o modificar el informe de los administradores que prevé el artículo 172 de la ley antes citada, así como el informe de los comisarios, nombrar administrador o consejo de administración y a los comisarios.
Estas actas de Asambleas Generales de Accionistas deberán de asentarse en el libro respectivo de la sociedad, mismas que deberán de ir firmadas por el Presidente y por el Secretario de la Asamblea así como por el comisario que asista a la misma, el Administrador Único o el Presidente del Consejo de Administración deberá publicar con antelación mínima de cinco días hábiles la convocatoria, en la cual se insertará la orden del día con los asuntos que se someterán a la Asamblea.
De lo anterior las sociedades mercantiles en general requieren de la elaboración de libros corporativos los cuales deberán de comprender los siguientes rubros:
- De variaciones de capital.
- De acciones.
- De asambleas generales de accionistas
- (Ordinarias y extraordinarias)
- De sesiones del consejo de administración
Estos libros deberán contener en orden cronológico la evolución de la sociedad desde su constitución hasta la última acta de asamblea de accionistas, las sesiones del consejo de administración, el registro de acciones, el cual deberá contener el nombre, la nacionalidad, domicilio de los accionistas, indicación de las exhibiciones que se efectúen para cubrir su pago así como las transmisiones., de variaciones capital, el cual deberá de contener el monto del capital social, las series, el monto de cada una de las series, fecha de aumento, fecha de reducción, fecha del acta, monto del capital y firma del administrador., por lo que para que una sociedad mercantil lleve un control respecto al tema societario, es menester contar con los libros corporativos ya que se encuentran previstos en el ordenamiento legal citado en líneas anteriores.
Lic. Lidia Ereiva